La bonne nouvelle est que les entretiens de recadrage bien menés sont une réelle chance ! Une discussion franche peut offrir un espace pour échanger ses opinions, élaborer de nouvelles propositions et faire émerger de nouveaux points de vue. Les choses deviennent problématiques lorsque le conflit n’est pas géré de manière constructive et s’envenime.

Mais comment communiquer sur des problèmes de manière respectueuse lorsque les émotions s’emballent ? De manière générale, un entretien ne devrait jamais avoir lieu spontanément entre deux portes. Comme pour la plupart des choses dans la vie, une bonne planification est importante. Ne vous laissez pas emporter par vos émotions dans la situation, mais prenez du temps pour préparer l’entretien de recadrage.

Il est important d’analyser au préalable le contenu principal du recadrage. Quel est le thème exact que je souhaite aborder – qu’est-ce que je souhaite clarifier ? Il s’agit là du plan factuel. En même temps, il peut être décisif de connaître sa propre disposition émotionnelle vis-à-vis de la personne critiquée et de prendre conscience pour soi-même de la dimension relationnelle en amont. L’objectif est d’entamer l’entretien en se montrant aimable, franc et constructif. Vérifiez si vous êtes dans cet état d’esprit ou si vous pouvez l’améliorer le cas échéant.

Au préalable, il est utile d’avoir défini pour soi-même les objectifs minimums et maximums. Il ne s’agit pas de dénoncer seulement les fautes et les performances insuffisantes. Au contraire, l’accent doit être mis sur l’amélioration objective et constructive de la collaboration et/ou des processus. Un guide avec des objectifs clairement formulés sous forme de points clés aide à ne pas perdre le fil durant l’échange. Sinon, le risque de se laisser emporter par ses émotions ou de se perdre dans des détails est grand. Dans le meilleur des cas, la critique est perçue par l’autre personne comme une aide respectueuse et une opportunité d’apprendre de ses erreurs et d’évoluer.

Les deux participants à l’entretien de recadrage sont tenus de faire preuve de considération et de politesse l’un envers l’autre. L’entretien doit toujours rester factuel et ne doit pas devenir personnel. Écouter, laisser parler sans interrompre, donner son opinion et rester authentique. Il faut absolument éviter de s’appesantir sur les erreurs ou même de monter le ton pour donner plus de poids à ce qui est dit. Ceci vaut bien entendu pour les deux parties. Et attention : votre langage corporel n’est jamais silencieux. La posture, les mimiques et la gestuelle représentent une très grande partie de notre communication.

• Formuler des messages à la première personne
• Se concentrer sur les faits
• Éviter les accusations et les messages à la deuxième personne
• Renoncer le plus possible à des mots tels que « jamais » et « toujours »
• Se méfier des généralités
• Se concentrer sur la chose abordée et non sur la personne
• Passer rapidement du problème à la solution possible

Afin de s’assurer que la critique a été bien comprise, la personne critiquée doit avoir assez de temps pour poser des questions. Donnez la possibilité et même encouragez l’autre à donner son avis ou à décrire les évènements. L’entretien est réussi si à la fin, une solution a pu être élaborée conjointement.

Comme la pratique d’une médecine de qualité, émettre des critiques s’apprend et requiert de l’exercice. Avec une approche structurée, du respect et de la considération, les efforts portent leurs fruits. En effet, dans toute altercation, il existe une opportunité de trouver une solution nouvelle. Un entretien de recadrage professionnel et constructif vaut toujours la peine – pour les deux parties.

Pour vous aider à mener un entretien de recadrage clairement structuré, nous avons regroupé pour vous les 7 phases de l’entretien de recadrage – à télécharger ​​​​​​​avec des exemples et des aides à la formulation.

Document 7 phases de l’entretien de recadrage

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