Lust und Frust des Aufschiebens: Morgen fange ich an – wirklich!
Sicher kennen Sie das Phänomen aus Ihrem Klinikalltag: Sie wissen, dass eine Aufgabe dringend auf ihre Erledigung wartet, und dennoch finden Sie immer wieder gute Gründe, die Bearbeitung auf „morgen“ zu verschieben. Das mögen ein Mitarbeitergespräch, die Vorbereitung eines Vortrags oder einfach Spesenabrechnungen sein. Oder Sie müssen im Team immer wieder an unerledigte Aufgaben erinnern. Was steckt dahinter und wie lässt sich diese „Aufschieberitis“ in den Griff bekommen?
In den meisten Fällen verbirgt sich hinter der Vermeidung unangenehmer Tätigkeiten ein typisch menschliches Verhalten – nämlich der Wunsch, Energie zu sparen. Statt die Kraft und Motivation aufzubringen, die vermeintlich schwere Aufgabe augenblicklich zu meistern, entscheiden wir uns lieber für den Weg, der in diesem Moment leichter erscheint: aufschieben.
Das ist allerdings ein Trugschluss: Auch wenn wir vielleicht anfangs Energie sparen, indem wir eine – wahrscheinlich unangenehme – Arbeit verschieben, kostet das auf Dauer viel mehr Kraft. Wir müssen hinterher umso härter nachholen, was wir vorher aufgeschoben haben. Von dem schlechten Gewissen und den angegriffenen Nerven ganz zu schweigen.
Der Fachbegriff für den Hang zum Vertagen lautet Prokrastination. Das Phänomen ist ein Stück weit „ganz normal“. Hand aufs Herz: Wer hat noch nie eine unangenehme Aufgabe etwas vertagt? Wird es aber zur Gewohnheit, können daraus ernste Probleme erwachsen. Wenn Aufgaben immer wieder verschoben werden, kann das zu grossem Leidensdruck führen. Die Menschen fühlen sich als Versager und rutschen in einen Teufelskreis aus Scham und Stress, was schlimmstenfalls bis zur Depression führen kann.
Schätzungen zufolge sind rund 20% der Bevölkerung von chronischer Prokrastination betroffen. Es besteht demnach eine recht hohe Wahrscheinlichkeit, dass auch Mitglieder Ihres Teams dazugehören. Typische Anzeichen dafür sind:
- Schwierigkeiten beim Setzen von Prioritäten
- unstrukturiertes Vorgehen und unrealistische Ziele
- mangelndes Zeitmanagement und unklare Deadlines
- Neigung, sich ablenken und unterbrechen zu lassen
Die gute Nachricht lautet: Gegen Aufschieberitis ist ein Kraut gewachsen. Mit dem folgenden 5-Stufen-Plan können Sie betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – und natürlich auch sich selbst – dabei unterstützen, dem Prokrastinieren ein Ende zu setzen.
Stufe 1: Einsehen
Chronischen Aufschiebern ist häufig gar nicht bewusst, dass sie ihre Aufgaben permanent vertagen. Darum ist Einsicht der erste Schritt, ihr angelerntes Verhalten ändern zu können. Machen Sie Ihrem Gegenüber deutlich, welche konkreten Folgen das Nichterledigen wichtiger Aufgaben hat. So kann ein zu später Anruf dafür sorgen, dass ein wichtiger Eingriff nicht rechtzeitig stattfindet oder unnötig Angst bzw. Verärgerung bei Patienten geschürt wird.
Das gleiche gilt für eine verspätete oder fehlende Dokumentation: Sie kann den Behandlungserfolg beeinträchtigen und bei möglichen Prüfungen für grosse Schwierigkeiten sorgen.
Tipp:
Gehen Sie mit einer verständnisvollen Haltung in ein solches Gespräch. Denn Prokrastination ist eine Arbeitsstörung und nicht mit Faulheit zu verwechseln.
Stufe 2: Planen
Je besser Aufgaben zu bewältigen scheinen, desto geringer ist das Bedürfnis, sie zu verschieben. Darum helfen Sie sich und Ihrem Team, wenn Sie dem Arbeitstag eine deutliche Struktur geben. Machen Sie in Form einer To-do-Liste sichtbar, welche Tätigkeiten anstehen und bis wann sie bewältigt sein müssen. Nutzen Sie zum Erstellen und Aktualisieren dieser Liste zum Beispiel ein gemeinsames Team-Meeting, mit dem sie den Tag starten. Besonders bei grossen Aufgaben hat sich bewährt, diese in kleine Pakete herunterzubrechen. So findet immer wieder ein Moment der „Geschafft“-Belohnung statt, der die Motivation liefert, am Ball zu bleiben.
Tipp:
Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und halten auch Sie die Deadlines für Ihre Aufgaben ein. Je konsequenter Sie dieses Verhalten vorleben, desto leichter fällt es Ihrem Team mitzumachen.
Stufe 3: Priorisieren
Je präziser eine Planung, desto grösser ist die Wahrscheinlichkeit, dass ihre Umsetzung funktioniert. Besonders bei einem grossen Arbeitsvolumen sollten Sie die verschiedenen Aufgaben darum zusätzlich nach ihrer Priorität ordnen. Zum Beispiel mithilfe des ABCD-Prinzips der Eisenhower-Methode.
- A bekommen Aufgaben, die unmittelbar erledigt werden müssen, wie zum Beispiel die Bestellung von Implantaten für anstehende Operationen.
- B-Aufgaben sind ebenfalls wichtig, aber weniger dringend. Hierzu zählt zum Beispiel der Vertretungsplan in Urlaubszeiten oder bei hohem Krankenstand.
- Mit C werden Aufgaben kategorisiert, die zeitnah
geschehen sollen, aber weniger wichtig sind. Das kann zum Beispiel die Organisation eines anstehenden Teamausflugs sein. - Ein D erhalten Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind. Hier lohnt es sich zu prüfen, ob diese Punkte nicht gänzlich von der Liste gestrichen werden können.
Tipp:
Planen Sie ausreichend Zeit für Aufgaben ein. Sollte mal etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommen, gibt es so noch genügend Puffer, um dennoch rechtzeitig fertig zu werden.
Stufe 4: Vorsorgen
Im Klinikalltag lassen sich Störungen kaum vermeiden. Wenn Sie oder das Team eine wichtige Arbeit zu erledigen haben, sollten Sie darum vorsorgen. Planen Sie zum Beispiel einen Zeitraum vor offiziellem Arbeitsbeginn ein oder richten Sie definierte „Ruhezeiten“ ein. Wichtig ist, möglichst alle Störfaktoren auszuschalten. Das heisst: Tür zu, Handy weg, Telefon und E-Mail-Benachrichtigungen aus. Denn mit solchen verordneten Ruhezeiten steigt nachweislich die Konzentration und schwierige Arbeiten lassen sich deutlich schneller erledigen.
Tipp:
Meist sind es die unangenehmen Aufgaben, die man am liebsten vor sich herschiebt. Darum erledigen Sie diese am besten als erstes, wenn Sie noch frisch und motiviert sind.
Stufe 5: Belohnen
Prokrastination ist eine perfide Art der Selbstbelohnung. Denn statt auf das Erfolgsgefühl zu warten, das sich nach dem Erledigen einer grossen und schwierigen Aufgabe einstellt, widmen sich Aufschieber lieber Tätigkeiten, die kurzfristig angenehm sind und Spass machen. Das Gehirn lernt so, dass das Vertagen mit einem positiven Gefühl einhergeht. Nutzen Sie das für sich und ihr Team, indem Sie erledigte To-Dos bewusst würdigen und ihren Teamerfolg gemeinsam feiern – zum Beispiel mit einer Portion Eis oder einer Runde Tischfussball. Denn Spass ist die grösste Hilfe gegen Aufschieberitis.
Es gibt unterschiedliche Aufschieber-Typen. Mit welchem Sie zu tun haben und welches Vorgehen hier am besten hilft, erfahren Sie im Download.
Zum Download
ZUM WEITERLESEN
Deutsch
Heute fange ich wirklich an! Prokrastination und Aufschieben überwinden - Ein Ratgeber.
Höcker, A., Engberding, M. & Rist, F.
Hogrefe, 2021
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Ab sofort produktiver arbeiten: 50+ einfa-che Hacks, mit denen Sie Ihre Aufgaben besser organisie-ren, Prokrastination überwinden und Ihr Zeitmanagement perfektionieren
John R. Torrance
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Aufschieben war gestern!: Geniale Tools nutzen, endlich ins Tun kommen, Erfolge feiern
Monique Bigdahn
Gräfe und Unzer, 2023
Englisch
I Don’t Want To, I Don’t Feel Like It: How resistance controls your life and what to do about it
Cheri Huber and Ashwini Narayanan
Keep It Simple Books, 2013.
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The Procrastination Equation: How to Stop Put-ting Things Off and Start Getting Stuff Done
Piers Steel
Harper Peren-nial, 2012
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Increase Your Productivity: How to Overcome Procrastination and Achieve More in Less Time
Aram Amiryan
Indepen-dently published, 2023
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